Filo Takip Programı Seçerken Sorulması Gereken 10 Soru

Filo takip programı seçmek ilk bakışta kolay görünür: haritada araçları gösteren bir ekran, birkaç rapor ve aylık bir ücret. Ancak birkaç ay sonra ortaya çıkan sorunların çoğu, seçim sırasında sorulmayan sorulardan kaynaklanır. Aşağıdaki sorular, teklif aldığınız her firmaya yöneltebileceğiniz pratik bir kontrol listesidir.

1. Ücret neyi kapsıyor?

Aylık ücretin yalnızca yazılımı mı, yoksa cihazı ve veri hattını da mı kapsadığını netleştirin. Cihaz satın mı alınıyor, kiralanıyor mu? Veri hattı kimin adına ve kimin faturasına? Kurulum ve montaj ayrıca ücretlendiriliyor mu? Bu kalemler ayrı ayrı yazılmadığında iki teklifi karşılaştırmak mümkün olmaz.

2. Mevcut cihazlarla çalışıyor mu?

Araçlarınızda zaten takip cihazı varsa, yeni yazılımın bu cihazlarla çalışıp çalışamayacağını sorun. Bazı sistemler yalnızca kendi sattıkları cihazı kabul eder; bu durumda yazılım değiştirmek bütün cihazları değiştirmek anlamına gelir.

3. Konum ne sıklıkla güncelleniyor?

Haritadaki konumun kaç saniyede bir yenilendiği ve uzun süredir veri göndermeyen aracın nasıl gösterildiği önemlidir. Saatler önceki bir konumu canlıymış gibi gösteren bir ekran, hiç göstermemekten daha yanıltıcıdır.

4. Evrak ve süre takibi var mı?

Konum, filo yönetiminin yalnızca bir parçasıdır. Muayene, sigorta, kasko ve sürücü belgelerinin bitiş tarihlerinin aynı sistemde izlenip izlenemediğini sorun. Bu bilgiler ayrı bir tabloda tutuluyorsa, iki sistemi senkron tutmak yine size kalır.

5. Sürücü ve hasar kayıtları tutulabiliyor mu?

Aracın kime zimmetli olduğu, sürücü değişiklikleri, hasar kayıtları ve ihlaller tek yerde tutulduğunda, olay yaşandığında geriye dönük inceleme yapmak kolaylaşır. Fotoğraf eklenebilmesi hasar kayıtlarında özellikle işe yarar.

6. Hangi özellikler donanıma bağlı?

Yakıt takibi, uzaktan motor durdurma, kapı ya da müdahale uyarısı gibi özellikler yazılımdan çok cihaza ve ek sensörlere bağlıdır. Teklifte bu özellikler yer alıyorsa, hangi donanımla ve hangi ek maliyetle çalıştığını yazılı olarak isteyin.

7. Kaç kişi kullanabilir, yetkiler ayrılabiliyor mu?

Yönetici, muhasebe ve operasyon ekibinin aynı sistemi farklı yetkilerle kullanabilmesi önemlidir. Kullanıcı başına ek ücret olup olmadığını ve bir kullanıcının yalnızca belirli araçları görecek şekilde sınırlanıp sınırlanamayacağını sorun.

8. Telefondan kullanılabiliyor mu?

Filo yöneticileri her zaman masa başında değildir. Panelin telefonda rahat açılıp açılmadığını, ayrı bir uygulama gerekip gerekmediğini deneme sırasında kendiniz kontrol edin.

9. Verileriniz kimin ve nerede?

Konum ve sürücü bilgileri kişisel veri niteliği taşıyabilir. Verilerin nerede saklandığı, ne kadar süre tutulduğu, sözleşme bittiğinde dışa aktarılıp aktarılamayacağı ve sürücülerin takip konusunda bilgilendirilmesinin nasıl yapılacağı baştan konuşulmalıdır.

10. Deneme imkânı var mı?

Birkaç araçla kısa bir deneme süreci, demo sunumundan çok daha fazlasını gösterir. Deneme sırasında günlük işinizde en çok ihtiyaç duyduğunuz üç ekranı açıp gerçekten kullanın; raporların sizin sorularınıza cevap verip vermediğine bakın.

Filo takip sisteminin ne olduğunu ve işletmeye neler kazandırdığını bu yazıda anlattık.